Professionelle Personalführung ist kein Luxus, sondern sinnvoll und notwendig. In größeren Unternehmen und im Öffentlichen Dienst ist es inzwischen üblich, dass angehende Führungskräfte systematisch auf ihre künftige Führungsaufgabe vorbereitet werden. Wer sich selbständig macht, hat das Thema Führung dagegen oft nicht auf dem Radar. Vielfach ist es in der Gründungsphase noch gar nicht aktuell. Aber auch wer gleich mit Mitarbeitenden startet, ist in der Regel so von operativen Aufgaben absorbiert, dass er sich über seine Vorgesetztenrolle wenig Gedanken macht. Zudem werden die damit verbundenen Anforderungen vielfach unterschätzt.


Inhaltsübersicht

1. Der Chef, der nicht führt
2. Die Führungsrolle annehmen
3. Zeit nehmen
4. Führungskompetenzen ausbauen
5. Miteinander sprechen
6. Schnelle und nachhaltige Veränderungen durch Coaching


Der Chef, der nicht führt…

Herr M. ist nach Beendigung seiner Facharztausbildung in die Praxis eines älteren Kollegen eingestiegen. In den ersten beiden Jahren arbeitet dieser noch mit, und alles läuft gut. Manchmal stört Herrn M. der harsche Ton, den sein Kollege gegenüber den beiden Arzthelferinnen pflegt. Aber die kommen offenbar damit zurecht. Als der Kollege schließlich planmäßig ausscheidet, ändert sich die Situation. Nach einer Weile hat Herr M. das Gefühl, dass die Arzthelferinnen ihm regelrecht auf der Nase herumtanzen. Richtig schwierig wird es, als Herr M. eine junge Kollegin, einstellt. Frau F. führt die Untersuchungen besonders sorgfältig durch und erstellt ausführliche Patientenberichte. Dafür macht sie regelmäßig Überstunden. Um sie zu entlasten, übernimmt Herr M. mehr Patienten als zunächst vorgesehen. Als Frau F. kurz nach Ablauf der Probezeit eine Mutter-Kind-Kur ankündigt, reagiert Herr M. verärgert über dieses „unkollegiale Verhalten“. Daraufhin wirft Frau F. ihm vor, dass er total undankbar für ihre gute Arbeit und ihren Einsatz sei. Die Kur benötige sie nicht zuletzt wegen der vielen Überstunden. Nach dem Gespräch geht Herr M. Frau F. aus dem Weg und fühlt sich in der Praxis immer unwohler. Auf Anraten seiner Frau entschließt er sich zu einem Coaching. Als Ziel gibt er an, sich in der Praxis endlich nicht mehr alles gefallen lassen, sondern sich Respekt verschaffen zu wollen. Dabei geht er davon aus, dass er Frau F. kündigen muss. Sie stelle nicht nur völlig überzogene Forderungen, sondern bringe ihm auch nicht die gewünschte Entlastung. Er habe auch überhaupt keine Lust mehr mit ihr zusammen zu arbeiten.

Die Führungsrolle annehmen

Viele Freiberufler beschreiben das Verhältnis zu ihren Mitarbeitenden als schwierig und konfliktbehaftet. Sie sind unzufrieden mit der Arbeitsleistung ihrer Angestellten, die häufig nicht das tun, was von ihnen erwartet wird. Hinzu kommt bei vielen Selbständigen das Gefühl, dass der eigene Einsatz für das Unternehmen nicht wahrgenommen, geschweige denn wertgeschätzt wird. Die Mitarbeitenden ihrerseits sind auch nicht glücklich. Sie sehen ihre Leistungen nicht gewürdigt, fühlen sich kontrolliert und kritisiert. Vielfach schwelen auch innerhalb des Teams Konflikte. Die Folge sind ein hoher Krankenstand und Fluktuation. Die Entscheidung, ein Coaching in Anspruch zu nehmen, fällt oft erst, wenn die Lage schon richtig verfahren ist. Was ist schiefgelaufen? Und – wichtiger noch – was kann getan werden, um die Situation zu bereinigen?

Führungsrolle annehmen

Akademikerinnen und Akademiker wagen den Schritt in die Selbständigkeit häufig nicht nur aus wirtschaftlichen Gründen. Sie möchten nicht dauerhaft in einem hierarchisch strukturierten Unternehmen arbeiten. Teilweise haben sie während ihrer Ausbildung oder danach negative Erfahrungen mit autoritären Vorgesetzten gesammelt und infolgedessen eine recht konkrete Vorstellung davon, wie Führungskräfte nicht agieren sollten. Klar ist: Wenn Vorgesetzte „den Chef heraushängen lassen“ und mehr Macht ausüben als nötig, provozieren sie Widerstand, Aggressionen oder passives Verhalten. Aber auch wenn Führung nicht (wirksam) ausgeübt wird, hat dies negative Konsequenzen. Die Klarheit über Funktionen, Aufgaben und Zuständigkeiten fehlt. Es kommt zu Unsicherheit, Missverständnissen und Anstrengungen Einzelner, das Machtvakuum zu füllen… Es liegt auf der Hand, dass auch diese Dynamik nicht förderlich ist. Auf Dauer beeinträchtigt sie die Qualität der Arbeit und das Wohlbefinden aller Beteiligten. Wichtig ist daher zunächst einmal die Erkenntnis, dass die Führungsaufgabe angenommen werden muss. Der Einsatz zahlt sich auch wirtschaftlich aus. Denn wenn klar und wertschätzend kommuniziert wird, wenn Mitarbeitende mit ihren Stärken, Interessen und Werten „gesehen“ und gefördert und Konflikte frühzeitig gelöst werden, kommen alle gerne zur Arbeit. Sie identifizieren sich mit „ihrem“ Unternehmen, sind motiviert, engagiert und loyal.

Zeit nehmen

Zunächst die schlechte Nachricht: Führung ist eine selbständige und zusätzliche Aufgabe, die zeitliche Ressourcen bindet. Gerade Freiberufler konzentrieren sich oft ausschließlich auf ihre fachliche Tätigkeit und die Kundenakquise. Sie sind überzeugt, dass ihnen für eine aktive Mitarbeiterführung schlicht die Zeit fehlt. Kümmert sich eine Kollegin oder ein Kollege intensiver um die Angestellten, wird dieser Einsatz vielfach nicht honoriert. Wahrgenommen wird eher, dass die oder der Betroffene weniger Stunden abrechnet, weniger Patientinnen und Patienten „abarbeitet“… Doch Führung ist kein Luxus, sondern ebenso wichtig, wie die gute und fachkundige Betreuung der Kunden. Wenn Sie zweifeln, schreiben Sie einfach einmal auf, welche negativen Auswirkungen Missstimmungen im Team haben. Wie oft haben Sie sich in den letzten Tagen, Wochen oder Monaten über Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter geärgert? Wie oft sind Sie deswegen mit einem schlechten Gefühl nach Hause und/oder am nächsten Tag zur Arbeit gegangen? Sind interne Unstimmigkeiten und Probleme möglicherweise schon nach außen erkennbar, z. B. weil Kundenanfragen hektisch oder konfrontativ beantwortet werden? Welchen Aufwand und welche Mehrkosten werden durch einen hohen Krankenstand oder wiederholte Kündigungen verursacht?

Führungskompetenzen ausbauen

Es lohnt sich also auch für Freiberufler und andere Selbständige mit Mitarbeitenden, sich aktiv mit dem Thema Führung auseinanderzusetzen und  die eigenen Führungsqualitäten zu entwickeln. Die fachliche Expertise – z. B. als Rechtsanwältin/Rechtsanwalt, Ärztin/Arzt, Architektin/Architekt – hilft hier nicht, oder allenfalls bedingt weiter. Im Vordergrund stehen andere, nämlich spezifische Führungs-Kompetenzen. Wenn Ihnen diese (wie den meisten Menschen) nicht in die Wiege gelegt wurden, machen Sie sich daran, sie systematisch auf- und auszubauen.

1. Klarheit

Wer andere führen will, muss zunächst einmal selbst wissen, was er will. Welches sind die Werte und Ziele Ihres Unternehmens? Welche Regeln der Zusammenarbeit sollen gelten? Welche Rollen und Aufgaben hat jede(r) Einzelne? Kommunizieren Sie all dies, denn nur so wissen die Mitarbeitenden, was von Ihnen erwartet wird.

2. Verantwortungsbewusstsein

Treffen Sie Entscheidungen, wo diese nötig sind und stehen Sie dazu; Fehlentscheidungen lassen sich in aller Regel korrigieren und haben geringere Konsequenzen als ein lähmendes Entscheidungsvakuum.

3. Lösungsorientierung

Fokussieren Sie sich in schwierigen Situationen auf die Lösung des Problems, statt zu jammern und die oder den Verantwortlichen zu suchen. Jeder macht Fehler. Betrachten Sie sie als Lernerfahrung und Chance, es in Zukunft besser zu machen.

4. (Selbst-)Fürsorge

Sorgen Sie bei sich und Ihren Angestellten dafür, dass Anforderungen und Ressourcen in einem angemessenen Verhältnis stehen. Überfordern Sie sich und Ihr Team nicht. Sagen Sie ‚Nein‘, wenn Sie ‚Nein‘ meinen.

5. Wertschätzung

Setzen Sie sich mit der Persönlichkeit, den individuellen Stärken und Entwicklungsfeldern jedes einzelnen Mitarbeitenden auseinander. Erkennen Sie Unterschiede als Chance und Ressource. Nutzen Sie Stärken und unterstützen und fördern Sie die Weiterentwicklung jedes Team-Mitgliedes. Betrachten Sie Leistungen differenziert und geben Sie entsprechendes Feedback.

6. Vertrauen

Räumen Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit ein, sich entsprechend ihrer persönlichen Fähigkeiten weiterzuentwickeln und selbst Verantwortung zu übernehmen.

7. Fairness

Achten Sie im Verhältnis zu Ihren Mitarbeitenden auf eine Balance zwischen Geben und Nehmen. Und seien Sie Vorbild. Erwarten Sie, dass Ihre Angestellten stets freundlich und geduldig mit ihren Kunden kommunizieren? Dann vermeiden auch Sie in stressigen Situationen hektische und konfrontative Gespräche mit Ihren Angestellten.

8. Selbstreflexion

Hinterfragen Sie Ihr Führungsverhalten in regelmäßigen Abständen. Nehmen Sie eigene Denk- und Verhaltensmuster und ihre Auswirkungen wahr und entwickeln Sie sich bewusst weiter.

Miteinander sprechen

Wir neigen dazu, von uns auf andere zu schließen, also anzunehmen, dass unser Gegenüber die gleichen Wahrnehmungen, Gefühle und Bedürfnissen hat wie wir selbst. Viele Vorgesetzte haben das Gefühl, im Verhältnis zu ihren Angestellten alles Nötige geklärt zu haben. Im Coaching stellt sich dann heraus, dass mit der neuen Mitarbeiterin oder dem neuen Mitarbeiter nicht einmal ein Einarbeitungsgespräch geführt wurde. Menschen ticken unterschiedlich! Die Grundhaltung zur Arbeit und der individuelle Arbeitsstil jeder oder jedes Einzelnen hängen von der Persönlichkeit ab, den Vorerfahrungen, Werten, Interessen und Talenten. Die eigenen Vorstellungen und Anforderungen unmissverständlich zu kommunizieren ist daher – gerade für Arbeitgeber – unverzichtbar. Bleiben Erwartungen unerfüllt, stellt sich sehr schnell Enttäuschung ein. Im Laufe der Zeit schlägt diese nicht selten in Ärger oder in Wut um. Es kommt zu Dauerkritik und (meist) irgendwann zum großen Knall. Es verwundert nicht, dass die andere Seite sich dann ungerecht behandelt fühlt; schließlich hat sie keine Ahnung, was sie falsch gemacht hat.

Kommununikation

Die erforderliche Kommunikation zu organisieren, ist eine der wichtigsten Führungsaufgaben. Und dies nicht nur beim Vorstellungs- und/ oder Einarbeitungsgespräch, sondern immer wieder. Motivierte MitarbeiterInnen werden sich – in einem angemessenen Rahmen – bereitwillig auf unterschiedliche Anforderungen ihrer Chefinnen oder Chefs einstellen. Frustrierend ist aber, wenn sie erst nach und nach durch Kritik und Vorwürfe erfahren, was von ihnen erwartet wird. Deshalb reicht es nicht, nur ab und zu „zwischen Tür und Angel“ miteinander zu sprechen. Als Führungskraft sollten Sie regelmäßig Zeitfenster einplanen, in denen Sie sich in Ruhe mit jedem Ihrer Team-Mitglieder zusammensetzen. Dabei geht es darum, die bisherige Zusammenarbeit zu reflektieren, die künftige zu organisieren, Erwartungen abzugleichen und sich immer besser kennen zu lernen. Kündigen Sie Mitarbeitergespräche mit ausreichendem Vorlauf an, informieren Sie die Gesprächspartnerin oder den Gesprächspartner frühzeitig über Ihre Agenda und fragen Sie nach eigenen Themen. Planen Sie ein angemessenes Zeitfenster ein, bereiten Sie das Gespräch sorgfältig vor, sorgen Sie für eine ungestörte Umgebung und freuen Sie sich auf den Austausch.

Schnelle und nachhaltige Veränderungen durch Coaching

Nach drei Coaching-Sitzungen hat Herr M. zwei längere Gespräche mit Frau F. geführt, die im Coaching intensiv vorbereitet wurden.  In der vierten Sitzung berichtet Herr M., dass er inzwischen wieder richtig gerne zur Arbeit gehe und sich das Verhältnis zu seiner jungen Kollegin stark verbessert habe. Er sei total erstaunt, wieviel die paar Gespräche gebracht hätten.  Frau F. wirke ebenfalls viel entspannter und mache praktisch keine Überstunden mehr. Zugleich entlaste sie ihn nun deutlich. Gegenüber den Arzthelferinnen traue er sich nun, Fehler sofort anzusprechen, über die er früher hinweggesehen habe, um beleidigte Reaktionen zu vermeiden. Er habe das Gefühl, dass die Mitarbeiterinnen damit gut klarkämen und ihn auch endlich ernst nähmen. Herr M. beschließt, künftig mit allen Mitgliedern seines Teams regelmäßig Einzelgespräche zu führen. Nachdem die ersten Gespräche im Coaching vorbereitet und von Herrn M. erfolgreich geführt wurden, fühlt sich Herr M. sicher genug, die Vorbereitung alleine durchzuführen.

Im Rahmen von Führungskräfte-Coachings unterstütze ich Selbständige und Freiberufler dabei, ihre Führungsrolle professionell auszufüllen. Nach einer kurzen Bestandsaufnahme entwickeln wir gemeinsam eine Vision für die künftige gute Zusammenarbeit und beginnen mit der Umsetzung. Zu diesem Zweck klären wir die Anforderungen an gute Führung und Ihr Selbstverständnis als Führungskraft. Wir setzen uns mit Ihren Stärken und Schwächen, Interessen und Werte ebenso auseinander wie mit etwaigen hinderlichen Glaubenssätzen und Mustern. Wir betrachten die bisherige Kommunikation im Unternehmen, die Stärken und Entwicklungsfelder der Mitarbeitenden, die gegenseitigen Erwartungen und Bedürfnisse. Gemeinsam legen wir konkrete Führungsaufgaben fest – von der Einführung regelmäßiger Mitarbeitergespräche bis zur Änderung von Zuständigkeiten. Schon nach kurzer Zeit werden Sie positive Veränderungen wahrnehmen!

Ich begleite Sie gerne auf Ihrem Weg zur professionellen Führungskraft. Vereinbaren Sie einen Termin für ein kostenfreies Vorgespräch.